成為企業戰略的咨詢專家

中國郵政報記者 周唯 通訊員 羅云靜2022-04-26來源:中國郵政報

  點開手機上的“湖北郵政資產管理APP”,掃描固定資產上的二維碼,資產類別、名稱、購入時間、原值、累計折舊等信息輕松可見。資產管理人員也由此告別了查找資料要攀高爬低、翻箱倒柜的狀況。被大家親切地稱為“管家婆”的湖北郵政資產管理系統,可以不受時間和空間限制,實時提供便捷、智能的資產查詢、掃碼盤點等個性化功能,讓資產清查和管理工作變得SoEasy(很容易)! 

  湖北省郵政分公司率先在全國郵政運用全生命周期資產管理理念搭建的資產管理系統,依托“資產二維碼”和“湖北郵政資產管理APP”兩大互聯網工具,升級資產管理手段,實現資產的可視化和數字化。隨著資產管理系統的全面應用,湖北省分公司大到土地、房屋,小到筆記本電腦、照相機的10萬余筆固定資產都納入了系統管理,可有效保證每項資產在全生命周期管理過程中的連續性,讓資產來源可追溯、去向可追蹤,全程可監控、責任可追究。 

  湖北省分公司在財務數字化方面的探索,遠不止資產管理可視化和數字化,他們做的還有很多……

  試水風險管理智能化

  從2019年開始,湖北省分公司員工報銷增值稅發票時就多了一個程序,先要拿到財務部門查驗。財務部門會通過“智慧財稅共享服務管理平臺”對發票進行數字化管理:在對增值稅發票的真偽進行查驗后,查詢記錄以及發票數據會持久保存,并生成發票報賬確認單,實現發票查驗和報賬一體化。通過查驗和報賬規則數字化控制,簡化報賬流程、防范發票重復報賬,并滿足會計檔案管理要求。 

  防范發票重復報賬只是“智慧財稅共享服務管理平臺”的功能之一。該平臺基于財務共享服務中心建設理念,采用智能技術、云技術、大數據等科技手段,對財稅數據的采集、存儲、分析及運用,實施財稅全價值鏈管理、資產化共享管理、可視化監控管理和智能化發票管理。該平臺還以發票查驗、開票、納稅申報等沉淀的數據資產為載體,依托云計算和大數據分析,借助電子地圖、儀表盤、柱狀圖、折線圖等形式開展財稅可視化“五大看板”監控,呈現形象、直觀、清晰的財稅風險管控視角,及時預警和提示稅務風險,提高企業對風險管控的針對性和時效性,輔助管理決策。 

  納稅申報自動化,提高稅務管理效率。這項功能聽起來高大上,實際運用能力也很強大。依托納稅申報流程再造、技術融通等手段,依據金稅三期、ERP等系統源頭數據,平臺可自動完成單體申報表提取、歸集和計算。各分支機構一鍵生成、上報納稅增值稅單體報表,總機構一鍵完成全省增值稅報表匯總、分稅及申報納稅操作,全面提高總、分機構增值稅申報效率和申報納稅質量。2020—2021年,湖北省分公司通過該平臺節省12萬工時,減稅、降費3.57億元。 

  4月18日,登錄財務共享平臺的主辦會計李凌收到一條彈窗提示:某市郵政分公司員工有一筆從個人賬戶轉賬到收入戶276元的資金,請及時核查。李凌馬上在平臺內提取該筆資金的繳款信息,并下達稽查通知。該市分公司對此進行取證,最終證明該筆報刊款系員工個人訂閱。會計中心據此給出管理意見:此行為是員工作為客戶購買企業服務,不屬于個人賬戶歸集資金,不存在資金歸集違規行為。這一筆記錄,將會在系統內繼續保存,并根據該員工連續的財務行為為其“畫像”。 

  利用RPA技術,湖北省分公司已實現全量監控資金收支流水,全面強化過程合規管控。通過整合資金收支數據,可以對全省大額現金繳款、個人賬戶歸集、員工墊付報賬款、雙限賬戶超范圍使用、收支賬戶間資金調動等異常收付事項和未達賬項進行監控,及時發現和定位資金管理存在的風險點。 

  除此之外,湖北省分公司還嘗試利用AI技術定期對各市(州)郵政分公司進行風險畫像,深入業務前端,參與業務模式及產品分析,準確識別風險點,分級預警,綜合運用風險預警和系統控制等手段,實現財務風險“早發現、早預警、早處理”。

  推動業務流程自動化

  4月2日凌晨,湖北郵政會計核算中心,5臺電腦屏幕閃爍著亮光,而辦公桌前卻空無一人,是員工一時粗心忘了關電腦?不!是財務機器人正“孜孜不倦”地提取著上月已入賬財務數據,按照預設的檢驗關系進行數據比對檢驗,生成預警信息。全部工作將在早上8點前完成,靜待各賬套“小主”的認領、核實、調整。 

  早在五年前,湖北省分公司的員工就已經體驗到了報賬速度的變化。那正是一期財務機器人“上崗”的功勞。湖北郵政會計核算中心副總經理王東介紹:“在財務機器人的應用上,我們首先關注的是事務性工作的效率提升。機器人承擔了大量重復、簡單卻不可或缺的工作,避免了人工加工數據的差錯,有效提升了數據質量和工作效率?!?nbsp;

  在財務機器人一期項目上,湖北省分公司選擇了和第三方合作開發。二期建設則以自有力量為主進行研發。二期項目打通了內部系統的壁壘和數據孤島,實現了ERP系統與湖北郵政自建財務信息系統之間的信息交換。目前已上線運行報銷、應付款項、往來、票據等系統之間數據自動化集成功能,每年可節省1320個小時,效率提升1.4倍。聽基層員工的反饋,仿佛置身“夸夸群”:自主開發響應速度更快,功能針對性更強,應用拓展更便利……而通過財務機器人項目實施流程自動化,財務人員對機器人的交互模式、技術可行性有了更多理解,對湖北郵政技術轉型及業務智能化也有了更清晰的方向性指引。 

  營收資金歸集流程自動化來自管理的需要,也是基層適應客戶電子支付的迫切需求。2021年11月上線的“湖北郵政電子收款平臺”小程序(下文簡稱“收款小程序”)就有效解決了這一難題。 

  4月17日,在荊州市荊州區彌市鎮天保村村民蔡國其家,投遞員佘振先交接完15袋復合肥后,點開微信上的收款小程序生成動態收款碼。蔡國其手機掃碼,“嘀”的一聲,付款成功。這筆資金將在第二天自動清分至荊州市郵政分公司分銷專戶中。 

  收款小程序采用了“端+云”模式,基于微信程序C端和WEB端搭建電子收款支撐管理平臺。收款小程序實現了對所有網點、員工、業務、場景全覆蓋,還可根據業務類型自動清分至指定銀行賬戶。內部管理的便利性更是明顯:收款員工可以在手機端查詢訂單;業務、財務部門可在PC端實現收款員信息管理、賬戶管理、訂單管理及數據統計;各經營單位可以根據管理需求,靈活選擇“資金秒到”或“D+1”模式…… 

  負責該項目的湖北省分公司財務部李雨告訴記者:“收款小程序在滿足基層電子收款需求的同時,有效遏制大額資金歸集、個人賬戶歸集風險,受到廣泛歡迎。收款小程序自上線以來,已累計收款超過50萬筆,收款金額達4.2億元?!?/p>

  探索項目開發前瞻化

  “系統上線后,每天自動獲取源頭數據,平臺自動處理實時生成資金的流向、流量和存量數據,方便領導和財務人員掌握企業資金狀況,及時調度企業資金,提高資金周轉效率?!?月15日,十堰市郵政分公司財務部吳帆向記者展示最新的“資金流入分析實時表”,在系統上線前,她只能在次月初耗時幾天,手工整理出上月企業資金流入、流出情況,信息嚴重滯后且工作量大。這一系統,是剛剛在十堰、潛江兩個郵政分公司試點的“資金智慧管理平臺”。 

  著眼于升級資金管理手段,有效防范資金風險,提高資金管理的效率,湖北省分公司自主研發了該平臺。通過一鍵出數,資金分析月報變日報,精確監控全級次、全過程、全專業的資金流量、流向,實現資金運營過程全覆蓋、全景化、實時化管理;同時,建立健全資金風險監控預警機制,降低企業資金風險。 

  “如果資金的流量、流向和存量情況能通過圖表形式來表現就更直觀了?!睂τ趨欠慕ㄗh,開發團隊回應,這一功能已被提上開發日程,可視化功能很快就會走進現實。湖北省分公司正在進行全局性謀劃財務數字化轉型,探索和構建具有前瞻性的模式,服務企業經營管理。 

  怎么給寄遞客戶報價?對于荊州市沙市區郵政分公司快遞包裹部業務管理員譚超來說不算難事。他會對客戶寄遞包裹的數量、內件、尺寸、重量、路向等因素進行綜合考量后給出報價。雖然是一個有15年從業經驗的“老司機”,但他對每一個客戶的損益并沒有十足的把握,已經開始測試的“寄遞內部結算與損益分析系統”能有效解決他的問題。業務管理員通過系統了解客戶不同路向、不同產品的發件量、資費水平、折扣率、重量單價等數據,以及收寄成本、結算成本、毛利等信息,從中選出盈利水平高的優勢路線重點營銷,并提供報價折扣。新系統對接包快業務和財務數據,多維度展示包快業務的業務量、收入、成本、損益等數據信息,開展郵件、產品、項目、客戶、線路、郵路等損益分析,從而實現包括定價指導在內的寄遞業務項目管理、運行評價、結算標準制定及結算數據稽核等功能,提高精細化管理水平,為寄遞業務經營決策提供數據支撐。隨著這一系統的應用和完善,湖北郵政寄遞業務降本增效工作將再上新臺階。

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